von Jessica Sirkin,

Fünf Tipps zur Klangverbesserung bei Konferenzschaltungen

Beim Gedanken an die Klangkulisse einer Besprechung denkt man unwillkürlich an das Knistern von Bonbonpapier oder Fingergetrappel. Das wichtigste Element bei einer Konferenzschaltung ist aber die Tontechnik. Durch ihre korrekte Nutzung stellen Sie sicher, dass nicht das Nebengeräusch, sondern der beabsichtigte Schall im Vordergrund steht.

Bei Konferenzschaltungen geht viel Zeit dadurch verloren, dass bereits Gesagtes wiederholt werden muss, weil andere Gesprächsteilnehmer es nicht gut hören können. Gedämpfte Sprache und Hintergrundgeräusche machen eine, ansonsten produktive, Telefonkonferenz ineffizient. Durch die Verbesserung der Klangqualität können Unternehmen dafür sorgen, dass alle Teilnehmer einer AV-Konferenz deutlich zu hören sind. Dies steigert die Effizienz und die Produktivität.

Sowohl interne Besprechungen als auch der Kundenkontakt können von einer Klangverbesserung profitieren. Vielleicht ziehen Sie es vor, sich mit Ihren Kunden persönlich zu treffen – allerdings ist dies bei weltweit tätigen Firmen oft nicht möglich. In vielen Fällen ist der erste Eindruck, den Sie einem neuen Geschäftspartner vermitteln, Ihr Auftreten bei einer Konferenzschaltung.

 

Eine reibungslose, professionell klingende Telefonkonferenz unterstützt Sie dabei, Ihre Firma so zu präsentieren, wie Sie es wünschen. Der erste Eindruck kann entscheidend dafür sein, welche Geschäfte ein Kunde oder Investor mit Ihnen tätigen wird. Die gute Klangqualität einer Konferenzschaltung ist also mehr als eine reine Annehmlichkeit. Sie beweist guten Geschäftssinn.

 

Hier sind fünf Tipps zur Verbesserung der Klangqualität Ihrer Konferenzschaltungen.

1. Kenntnis der genutzten Technik vor Beginn der Konferenz

 

Es gibt kaum etwas peinlicheres als eine AV-Konferenz zu beginnen, um dann festzustellen, dass Sie von der Bedienung Ihrer Tontechnik keine Ahnung haben. Die Folge sind lange Verzögerungen, Zeitverschwendung, Gesprächsabbrüche oder Konferenzen, in denen kein Teilnehmer die anderen richtig hören kann.

 

 

Da AV-Konferenzen oft die Chance bieten, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, ist es umso wichtiger, dass Sie sich im Umgang mit Ihrer Audiotechnik kompetent und effizient zeigen. Bevor Sie also Ihre technische Ausrüstung zum ersten Mal benutzen, führen Sie gemeinsam mit einem Kollegen oder einer Kollegin einen Testlauf durch. Vergewissern Sie sich vor dem tatsächlichen Anruf, dass Sie Ihre Tontechnik in jeder Hinsicht korrekt bedienen können.

 

2. Vermeidung von Umgebungsgeräuschen

Wählen Sie für Konferenzschaltungen einen Raum mit massiven Wänden, in dem keine Geräusche von nebenan zu hören sind. Meiden Sie Räume mit lauten Klimaanlagen oder offenen Fenstern. Blättern Sie nicht in Dokumenten auf dem Tisch. Schalten Sie alle Mobiltelefone stumm. Falls Ihr Telefon auf Vibrationsalarm gestellt ist, stecken Sie es in die Tasche und legen es nicht auf eine harte Oberfläche, wo es Lärm erzeugt. All diese üblichen Hintergrundgeräusche erschweren es den Teilnehmern, die sprechende Person zu verstehen.

Die Reduzierung von Nebengeräuschen ist bei reinen Telefonkonferenzen besonders kritisch. Da die anderen Teilnehmer Sie nicht sehen können, ist das Ablenkungspotential von Hintergrundgeräuschen ohne visuellen Kontext besonders hoch. Dies lenkt die Aufmerksamkeit weg von der sprechenden Person. Bei einer wirklich professionell klingenden Konferenzschaltung ist der Anteil des Umgebungslärms minimiert, sodass die Teilnehmer sich durchgängig auf das Gesprochene konzentrieren können.

 

Außerdem ist es vorteilhaft, wenn das AV-Konferenzsystem Ihrer Wahl sich intuitiv bedienen lässt und auf einer bestehenden Netzwerkinfrastruktur läuft, sodass es kurzfristig einsatzbereit und für Nutzer leicht verständlich ist. Laut Statistik benötigen manche Teilnehmer jedes Mal, wenn sie das System benutzen, mehr als zehn Minuten zur Einrichtung einer AV-Konferenz; die Investition in eine leicht zu bedienende Plattform führt also zu einer Zeitersparnis, Effizienzsteigerung und höheren Nutzerakzeptanz.

 

 

Obwohl es sich hier um Selbstverständlichkeiten in fast jedem Unternehmen handelt, so werden solch positive Ergebnisse doch erst dann erzielt, wenn ein Unternehmen in die richtige Infrastruktur investiert und ein System installiert, das den Menschen eine natürliche und effiziente Arbeitsweise ermöglicht, unabhängig davon, an welchem Ort sie sich befinden. Auch müssen diese Systeme verlässlich und einfach zu bedienen sein, wenn sie bei Mitarbeitern aller Alters- und Kompetenzstufen Akzeptanz finden sollen.

 

3. Stellen Sie sicher, dass genügend Mikrofone für alle vorhanden sind

Die geteilte Nutzung von Mikrofonen erscheint auf den ersten Blick als Kostenvorteil, beeinträchtigt aber die Tonqualität für alle. Wenn Sie ein Mikrofon zwischen zwei Teilnehmer stellen, sprechen diese zumeist seitlich in das Mikro. Konferenzmikrofone sind in der Regel nicht für die Aufnahme von seitlich einfallendem Schall ausgelegt.

Das Hin- und Herreichen von Mikrofonen kostet unnötig Zeit. Zusätzlich übertragen sie bei jeder Bewegung Griffgeräusche und sämtliche anderen Schallquellen in ihrer Umgebung. Wenn es sich um eine Videokonferenz handelt, sieht das Teilen und Umherreichen von Mikrofonen außerdem recht unprofessionell aus.

 

Hochwertige Mikrofone sind jedoch nicht die einzige Überlegung. Ebenso wichtig ist eine sorgfältige Auswahl der richtigen Lautsprecher und, was besonders kritisch ist, ihre korrekte Positionierung in Bezug auf die Form und Gestaltung des Raumes. Das für einen kleinen Besprechungsraum eingerichtete System ist mit Sicherheit nicht passend für den großen Sitzungssaal oder eine Fläche mit offener Raumaufteilung. Dies bedeutet, dass man darüber nachdenken muss, wie und von wem das System eingesetzt werden wird und welches Resultat das Unternehmen mit dieser Investition erreichen will, bevor man überhaupt irgendwelche Geräte anschafft und installiert. Die Beantwortung dieser Fragen wird es Ihnen erleichtern, ein System auf Ihren Bedarf zuzuschneiden, das wirklich effektiv ist und nicht nur toll aussieht.

 

 

Eine effektive AV-Konferenz ist produktiv, kollaborativ und inspiriert die Teilnehmer – und die richtige Technik garantiert, dass dies auch jedes Mal der Fall ist.

 

4. Direkt in das Mikrofon sprechen

Häufig wird davon ausgegangen, dass eine Sprecherstimme klar und deutlich eingefangen wird, sobald sich irgendwo im Raum ein Mikrofon befindet. Mikrofone für die Sprachaufnahme sind jedoch gerichtet. Dies bedeutet, dass sie den Schall am besten aus einer bestimmten Richtung aufnehmen: und zwar von vorne.

Spricht man seitlich in das Mikrofon, in der Nähe des Mikrofons oder neben dem Mikro des Nachbarn, so wird die Stimme nur schwer verständlich sein. Positionieren Sie das Mikrofon Ihnen zugewandt unmittelbar vor sich und sprechen Sie direkt in die Vorderseite. So erzielen Sie einen klaren, deutlichen Klang.

5. Bei aller Begeisterung für das Bild nicht den Ton vergessen

Beim Einsatz von AV-Technik kann es schnell passieren, dass man sich hauptsächlich auf den Aspekt “Video” konzentriert und der Ton dabei in Vergessenheit gerät. Ton ist der grundlegende Bestandteil einer Konferenzschaltung, während das Bild für viele noch immer einen spannenden neuen Trend darstellt. Allzu oft wird das ganze Budget für Videotechnik ausgegeben, sodass für hochwertige Audio-Ausstattung zu wenig übrig bleibt.

 

Das Hauptproblem bei dieser Herangehensweise ist folgendes: Eine Konferenzschaltung ohne Video ist möglich, aber wenn der Ton ausfällt - und nicht alle Teilnehmer der Zeichensprache mächtig sind - ist die Konferenz vorbei. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass mindestens ein Element Ihrer AV-Konferenztechnik verlässlich arbeitet, entscheiden Sie sich für den wichtigeren Teil: den Ton.

 

Über den Autor

Jessica Sirkin

Jessica Sirkin ist freie Autorin und Redakteurin und schreibt u.a. für Publikationen und Plattformen wie SearchOracle.com, SearchSQLServer.com und das SAP Professional Journal. In ihrem Büro findet sich neben vielen Büchern auch ein rauflustiges Kaninchen. In ihrer Freizeit schreibt Jessica Science-Fiction.

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